Mit virtuellen Events am Puls der Zeit

„MEET GERMANY goes virtual“ war die erste virtuelle B2B-MICE-Messe und stand unter dem Motto „Future Communication“. Der Anbieter für bundesweite Branchentreffen ist dualer Ausbildungspartner der IST-Hochschule und bringt Experten und Entscheider zusammen – in diesem Jahr erstmals virtuell.

Innerhalb von nur acht Wochen stellten die Organisatoren das größte virtuelle MICE- & Business-Travel-Event auf die Beine. Vor welchen Herausforderungen Tanja Schramm, CEO bei MEET GERMANY, während der Planung stand, erzählt sie im Interview.

Was waren die größten Herausforderungen bei der Planung und Umsetzung der ersten virtuellen Messe – und was war überraschend einfach?  
Schramm: Die größten Herausforderungen waren, unterschiedliche Stakeholder, Tools, Partner, Aussteller und Referenten unter einen Hut zu bekommen. Auch für uns war es die erste virtuelle Veranstaltung. Aus diesem Grund haben auch wir viel dazugelernt. Die Resonanz war viel größer als erwartet. Genauso aber auch der Erklärungsbedarf, da auch unsere Aussteller und Partner erstmalig an einem Event wie diesem teilgenommen haben. Die Vorbereitung stand zeitlich und vom Aufwand her einem Live-Event in nichts nach. Der Aufwand vor Ort war hingegen natürlich viel geringer. Hier konnten wir uns auf den Ablauf und die Referenten konzentrieren.

Welche war für Sie persönlich die spannendste Lernerfahrung?
Schramm: Ich persönlich fand es sehr spannend, erstmalig vor einem Green Screen zu stehen. Du siehst Dich auf den Screens und erhältst eine Voransicht wie bei einem normalen Vortrag. Es gibt aber keine direkte Resonanz – Du darfst Dich nur in einem abgesteckten Bereich bewegen, da Du ansonsten über den Köpfen der fiktiven Teilnehmer wanderst, und musst auch genau wissen, wann und wie Du auf die Bühne steigst und wieder abgehst. Proben sind hier unerlässlich.   

Was ist – abgesehen von der Tatsache, dass die Besucher nicht gezwungen sind anzureisen – der größte Vorteil von virtuellen gegenüber Live-Events?
Schramm: Du erreichst mit einem virtuellen Event eine Reichweite, die bei einem Live-Event so nie denkbar gewesen wäre. Wir hatten über 3.400 Anmeldungen und haben bei einigen Vorträgen sogar den Peak von 2.000 erreicht. Besonders überraschend war, dass viele der Teilnehmer tatsächlich den ganzen Tag über den Stream verfolgt haben, da dieser ohne Pause durchgelaufen ist und sie sich gut mitgenommen fühlten.  

Und was ist der größte Nachteil?
Schramm: Live-Events sind natürlich noch emotionaler, Du kommst in die direkte und persönliche Interaktion, Geschäfte werden dort direkt abgeschlossen und Networking wird betrieben. Das funktioniert bei virtuellen Events nur sporadisch.

Welche Tools und Techniken haben sich für die Durchführung des virtuellen Events besonders positiv bewährt?
Schramm: Jedes Tool für sich war sehr spannend. Wir haben mit Expo-IP und deren Host Fastlane gearbeitet. NIKKUS Veranstaltungstechnik kümmerte sich um die Vorträge und den Stream. Zusätzlich hatten wir noch die App von EventMobi, welche von über 1.000 Teilnehmern genutzt wurde. Das passte insgesamt sehr gut und uns wurde widergespiegelt, dass wir für die Branche neue Standards mit diesem Format gesetzt haben.

Gibt es etwas, dass Sie beim nächsten Mal anders oder sogar besser machen würden?
Schramm: Zum einen würde ich die Tools noch intensiver in Interaktion bringen, so dass es keine Medienbrüche gibt. Des Weiteren habe ich auch hier gelernt: Weniger ist mehr. Lieber weniger Tools, Partner und Interaktionen und dafür mehr Zeit und noch intensivere Planung. Mit Confgames prüfen wir, ob wir an allen Ständen eine Videoschaltung vorsehen. Ich würde mir ein System der Datenweitergabe einfallen lassen, so dass die Teilnehmer nur die für sie relevanten Informationen erhalten.

Ihr ultimativer Tipp für die Realisierung eines virtuellen bzw. hybriden Events?
Schramm: Es ist eine ganz klare Planung notwendig: Welche Ziele will ich erreichen, welche Zielgruppe und was ist mein ROI? Dann würde ich mir immer eine externe und neutrale Beratung dazu holen, einen Digital-Berater oder eine Agentur, die die Tools und Angebote gut kennen und mittels eines Workshops die benötigten Informationen herausfinden. Wir haben direkt nach unserem Event sogar eine Übersicht erstellt, in der wir Beratungen anbieten. Und dann sollte der Planer überlegen, ob er ein Live-Event als Digital-Variante abbilden möchte oder ein Digital-Event wählt, welches nur virtuell abbildbar ist, aber noch viel mehr Raum für neue Tools, flexible Lösungen und Überraschungen lässt.

Was kann die MICE-Branche aus der aktuellen Krise lernen? Wo sind Chancen, wer hat sich schon hervorgetan und an welchen Stellschrauben sollte noch gedreht werden?
Schramm: Die Branche hat schon sehr viel gelernt. Wir sind viel digitaler und offener für digitale Formate geworden. In letzter Zeit ist eine Vielzahl von Tools und Angeboten entstanden, die die aktuelle Situation widerspiegeln. Jetzt geht es vielmehr darum, auch Formate und Produkte zu entwickeln, die nach Corona Bestand haben.

Nach dem Event ist vor dem Event – wird es die MEET GERMANY auch im nächsten Jahr als virtuelles oder hybrides Event geben?
Schramm: Hybrid ja. Und zwar auch schon in diesem Jahr: Wir planen zunächst am 26. August in Berlin ein Event mit Live-Stream. Hier wollen wir gemeinsam mit der Branche mit der Methode „Zukunftswerkstatt“ neue Ideen entwickeln und vor allem jetzt die Veranstaltungsplaner sicher machen. Am 7. und 8. Oktober planen wir unser erstes hybrides Event in NRW. Und auch im nächsten Jahr werden wir unsere Events digital unterstützen. Zum einen, da wir dadurch eine größere Reichweite aufbauen und zum anderen, da wir so natürlich auch immer eine Fallback-Lösung haben, falls, aus welchen Gründen auch immer, die Resonanz nicht so hoch ist und nur wenige Personen an dem Event teilnehmen können.

Vielen Dank für das Gespräch!

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